Polityka prywatności

Ta polityka wyjaśnia, jak przetwarzamy dane osobowe w serwisie sprzet.app: na stronie internetowej, w formularzu zamawiania prezentacji, w aplikacji dostępnej pod adresem sprzet.app/app oraz w korespondencji z nami.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Dawid Hanula, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą DHdesign Dawid Hanula, Osieczany 593, 32-400 Myślenice, wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, NIP 6812006562, REGON 364402340 („Administrator”, „my”).

W sprawach ochrony danych osobowych napisz na kontakt@sprzet.app albo listownie na adres podany wyżej. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych.

2. Jakie dane przetwarzamy

• Wizyta na stronie: adres IP, informacje o przeglądarce i urządzeniu, odwiedzone podstrony, a za Twoją zgodą także informacje o sposobie korzystania ze strony (kliknięcia, przewijanie, przebieg wizyty) — zob. pkt 9.
• Formularz „Zadzwońcie do mnie”: imię i nazwisko, numer telefonu, opcjonalnie nazwa firmy i adres e-mail, informacja, z której podstrony lub linku przyszło zgłoszenie, oraz adres IP.
• Konto firmy w aplikacji: nazwa firmy, imię i nazwisko osoby zakładającej konto, jej adres e-mail (wymagany — wysyłamy na niego dane logowania, a później powiadomienia i faktury), login i hasło. Hasło przechowujemy wyłącznie jako skrót kryptograficzny (hash). Konta pracowników tworzone przez administratora firmy nie wymagają adresu e-mail.
• Rozliczenia: dane do faktury, adres e-mail do faktur, wybrany plan i historia płatności.
• Korespondencja: adres e-mail, treść wiadomości i dane, które w niej podasz.
• Bezpieczeństwo: adres IP przy próbach aktywacji konta i przy wysyłaniu formularza prezentacji.
• Zgody na pliki cookies: losowy identyfikator zgody (zapisany też w pliku cc_cookie na Twoim urządzeniu), wybrane kategorie, data oraz podstrona, na której dokonałeś(-aś) wyboru. Nie zapisujemy przy tym adresu IP.

3. Dane, które firmy wpisują do aplikacji

Firmy korzystające z aplikacji (nasi Klienci) wpisują do niej dane swoich pracowników i współpracowników, np. imię i nazwisko, login, rolę, historię przekazań sprzętu, notatki, podpis złożony na ekranie, potwierdzenia odbioru sprzętu (PDF), zdjęcia oraz dane pojazdów przypisanych do osób (numer rejestracyjny, VIN, przebieg).

Administratorem tych danych jest Klient — Twój pracodawca lub zleceniodawca. My przetwarzamy je w jego imieniu, wyłącznie w celu świadczenia usługi, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (Załącznik nr 1 do Regulaminu). Jeśli chcesz skorzystać ze swoich praw wobec tych danych, zwróć się do Klienta — pomożemy mu zrealizować Twoje żądanie.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

1. Założenie konta i świadczenie usługi (dane konta): art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy. Gdy Klientem jest spółka lub inna organizacja, dane jej przedstawicieli przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO; naszym prawnie uzasadnionym interesem jest wykonanie umowy z Klientem.
2. Wiadomości e-mail związane z usługą (powitalna, przypomnienia o przeglądach, ostrzeżenia o limitach planu, informacje o płatnościach, prośby o reset hasła): art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
3. Rozliczenia i obowiązki księgowo-podatkowe: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z ustawą o rachunkowości i przepisami podatkowymi.
4. Obsługa zgłoszenia „Zadzwońcie do mnie”: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — działania podejmowane na Twoje żądanie przed zawarciem umowy. Adres IP zapisujemy, żeby chronić formularz przed nadużyciami: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
5. Odpowiadanie na wiadomości e-mail: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — naszym prawnie uzasadnionym interesem jest prowadzenie korespondencji.
6. Bezpieczeństwo serwisu (ograniczanie liczby prób aktywacji konta na podstawie adresu IP, logi serwera): art. 6 ust. 1 lit. f RODO — naszym prawnie uzasadnionym interesem jest ochrona serwisu i kont przed nadużyciami.
7. Wyświetlanie strony i aplikacji, w tym pobieranie czcionek z Google Fonts, skryptu Google Tag Manager i bibliotek z sieci jsDelivr (dostawcy otrzymują przy tym Twój adres IP): art. 6 ust. 1 lit. f RODO — naszym prawnie uzasadnionym interesem jest poprawne i szybkie działanie serwisu.
8. Statystyki odwiedzin strony (Google Analytics, Microsoft Clarity): art. 6 ust. 1 lit. a RODO — Twoja zgoda.
9. Rejestr zgód na pliki cookies: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 7 ust. 1 RODO — musimy umieć wykazać, że zgoda została wyrażona.
10. Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

5. Czy musisz podać dane

Podanie danych przy rejestracji jest warunkiem zawarcia umowy — bez nich nie założymy konta. W formularzu prezentacji imię i nazwisko oraz numer telefonu są potrzebne, żebyśmy mogli oddzwonić; firma i e-mail są opcjonalne. Zgoda na statystyki jest dobrowolna — bez niej strona działa tak samo.

Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały.

6. Jak długo przechowujemy dane

• Dane konta i dane wprowadzone do aplikacji: przez czas trwania umowy, a po jej zakończeniu przez 30 dni, abyś mógł(-a) je pobrać. Potem usuwamy je w ciągu 30 dni, a z kopii zapasowych — w ciągu 7 dni.
• Konta po okresie próbnym bez wybranego planu: do 60 dni od końca okresu próbnego (o usunięciu uprzedzamy e-mailem).
• Dokumenty rozliczeniowe: przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi (co do zasady 5 lat).
• Zgłoszenia z formularza prezentacji: 12 miesięcy od zgłoszenia, chyba że zawrzemy umowę.
• Adresy IP prób aktywacji konta: 24 godziny.
• Korespondencja e-mail: do zakończenia sprawy, a jeśli może być potrzebna do obrony roszczeń — do upływu ich przedawnienia.
• Dane statystyczne: Google Analytics — 14 miesięcy od ostatniej wizyty (każda kolejna wizyta przedłuża ten okres); Microsoft Clarity — nagrania przebiegu wizyt 30 dni (oznaczone lub dodane do ulubionych — 13 miesięcy), mapy kliknięć 13 miesięcy.
• Rejestr zgód na pliki cookies: 3 lata od zapisania wyboru.
• Dane przetwarzane na podstawie zgody: do jej wycofania.

7. Odbiorcy danych

Dane przekazujemy dostawcom, z których usług korzystamy, na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych:

• Supabase, Inc. — baza danych, logowanie i przechowywanie plików (serwery w Irlandii);
• Vercel Inc. — hosting strony i aplikacji;
• Resend — wysyłka wiadomości e-mail;
• Google — Google Tag Manager i czcionki Google Fonts, a za Twoją zgodą Google Analytics;
• Microsoft — za Twoją zgodą Microsoft Clarity;
• jsDelivr — sieć CDN, z której aplikacja pobiera czcionkę do dokumentów PDF i bibliotekę do konwersji zdjęć;
• dostawca poczty e-mail obsługującej adres kontakt@sprzet.app, biuro rachunkowe i doradcy prawni.

Dane możemy też przekazać organom publicznym, jeśli wymaga tego prawo.

8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Część dostawców (Supabase, Vercel, Resend, Google, Microsoft) ma siedzibę w USA lub może mieć dostęp do danych z USA. W takim przypadku przekazanie danych odbywa się na podstawie decyzji wykonawczej Komisji (UE) 2023/1795 (EU-US Data Privacy Framework) — w odniesieniu do dostawców, którzy mają ten certyfikat — albo na podstawie standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO). Kopię zabezpieczeń otrzymasz, pisząc na kontakt@sprzet.app.

9. Pliki cookies i podobne technologie

Korzystamy z plików cookies i podobnych technologii (localStorage, sessionStorage, IndexedDB, pamięć podręczna przeglądarki), czyli informacji zapisywanych na Twoim urządzeniu lub z niego odczytywanych.

Bez Twojej zgody — tylko to, co niezbędne

Bez zgody używamy wyłącznie technologii potrzebnych do działania serwisu, o którego usługę prosisz (art. 399 ustawy — Prawo komunikacji elektronicznej):

• cc_cookie (strona i aplikacja) — zapamiętuje Twój wybór w banerze cookies i identyfikator zgody; 12 miesięcy.
• Sesja logowania i kopia profilu (localStorage, aplikacja) — utrzymanie zalogowania i praca offline; usuwane przy wylogowaniu.
• Ostatnio użyty kod firmy i login (localStorage, aplikacja) — żeby nie wpisywać ich przy każdym logowaniu na tym samym urządzeniu; zostają do wyczyszczenia danych przeglądarki.
• Ustawienia interfejsu (localStorage, aplikacja) — wybrany motyw, gęstość kart, informacja o obejrzeniu ekranu powitalnego.
• Liczniki prób logowania (sessionStorage, aplikacja) — ochrona przed odgadywaniem haseł; do zamknięcia karty.
• Kolejka zmian offline (IndexedDB, aplikacja) — zmiany zrobione bez internetu, wysyłane po odzyskaniu połączenia.
• Service worker i pamięć podręczna (aplikacja) — działanie offline; kopie danych do 5 minut, pliki do 7 dni, czcionki do roku.

Te dane zapisujemy tylko w Twojej przeglądarce. Nie służą do śledzenia Cię na innych stronach.

Za Twoją zgodą — statystyka

Narzędzia statystyczne uruchamiamy dopiero, gdy wyrazisz zgodę w banerze (art. 399 ustawy — Prawo komunikacji elektronicznej i art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Do tego czasu nie wysyłamy do nich żadnych danych, także bez plików cookies:

• Google Analytics 4 (Google Ireland Ltd) — liczba odwiedzin, źródła ruchu, kliknięcia i przewijanie strony. Pliki: _ga, _ga_*; 2 lata.
• Microsoft Clarity (Microsoft) — mapy kliknięć i odtworzenia przebiegu wizyty (ruchy kursora, kliknięcia, przewijanie). Pliki: _clck (1 rok), _clsk (1 dzień) oraz pliki domeny clarity.ms (np. CLID, MUID; do 1 roku). Clarity nie działa na stronie formularza prezentacji ani w aplikacji.

W aplikacji pod adresem sprzet.app/app Google Analytics działa tylko na ekranie rejestracji i w oknie zamawiania planu (liczymy założone konta i zamówienia), za Twoją zgodą i bez danych wpisanych do aplikacji. Narzędzi reklamowych nie używamy.

Zmiana lub wycofanie zgody

Zgodę zmienisz lub wycofasz w każdej chwili — przyciskiem poniżej albo usuwając pliki cookies w ustawieniach przeglądarki. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.

Zmień ustawienia cookies

10. Twoje prawa

Masz prawo do:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO),
• sprostowania danych (art. 16 RODO),
• usunięcia danych (art. 17 RODO),
• ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
• przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody (art. 20 RODO),
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO),
• wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem (art. 7 ust. 3 RODO),
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeśli uznasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem.

Żeby skorzystać z praw, napisz na kontakt@sprzet.app. Odpowiemy w ciągu miesiąca. W sprawie danych wpisanych do aplikacji przez Twojego pracodawcę lub zleceniodawcę zwróć się do niego (zob. pkt 3).

11. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne chroniące dane: szyfrowane połączenia (HTTPS), oddzielenie danych poszczególnych firm, role i uprawnienia ograniczające dostęp w aplikacji, kopie zapasowe oraz przechowywanie haseł wyłącznie w postaci skrótu (hash). Dostęp do danych Klientów mają tylko osoby, które potrzebują go do świadczenia usługi i obsługi zgłoszeń, i które są zobowiązane do zachowania poufności.

12. Zmiany polityki

Politykę aktualizujemy, gdy zmienia się sposób przetwarzania danych lub przepisy. O istotnych zmianach poinformujemy na stronie, a Klientów — także e-mailem. Na górze dokumentu podajemy datę, od której obowiązuje obecna wersja.

13. Kontakt

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych: kontakt@sprzet.app lub listownie: DHdesign Dawid Hanula, Osieczany 593, 32-400 Myślenice.