Zarządzanie sprzętem budowlanym w jednej aplikacji

Dlaczego sprzęt na budowie ginie

Rzadko chodzi o kradzież. Częściej o to, że nikt nie odpowiada za konkretną rzecz. Agregat zostaje na budowie po zakończeniu prac, niwelator jeździ w busie innej ekipy, a zagęszczarka pożyczona „na chwilę” nie wraca, bo nikt nie zapisał, kto ją wziął.

Skutki widać w kosztach: przestoje, gdy brakuje sprzętu, i zakupy rzeczy, które firma już ma. W firmie budowlanej z Małopolski spis całego sprzętu potwierdził, że te same rzeczy kupowano ponownie.

Każda rzecz ma osobę odpowiedzialną

Na tablicy sprzet.app każdy pracownik ma swoją kolumnę, obok są magazyn i serwis. Dla miejsc bez konta, np. konkretnej budowy albo „Wypożyczone”, tworzysz dodatkowe kolumny. Przeniesienie karty zapisuje przekazanie w historii rzeczy.

Odbiorca potwierdza przyjęcie sprzętu w aplikacji albo je odrzuca. Możesz też zablokować samodzielne branie rzeczy z magazynu — wtedy sprzęt wydaje tylko magazynier albo kierownik — i wymagać potwierdzenia każdego zwrotu. Więcej o przekazywaniu sprzętu z potwierdzeniem odbioru.

Podpis przy wydaniu drogiego sprzętu Pro

Przy maszynach, laserach i innych drogich urządzeniach włączasz w karcie wymóg podpisu. Odbiorca podpisuje się palcem na telefonie lub tablecie osoby, która wydaje sprzęt, a PDF z potwierdzeniem odbioru pobiera się od razu. Przy pojazdach w dokumencie są też rejestracja, VIN i przebieg.

Przy inwentaryzacji pracownik zaznacza sprzęt, który faktycznie ma, i podpisuje się raz za całość. Powstaje PDF z listą rzeczy i ich łączną wartością.

Na budowie wystarczy telefon

Aplikacja działa w przeglądarce telefonu, bez instalowania. Brygadzista wpisuje w wyszukiwarkę „niwelator” i od razu widzi, gdzie jest i kto go ma. Gdy firma ma kilka identycznych młotów, możesz okleić je naklejkami z kodem QR — skan aparatem otworzy kartę konkretnej sztuki. To opcja, nie obowiązek.

Na budowie bez zasięgu przekazania, odrzucenia i notatki zapisują się w telefonie i wysyłają, gdy wróci sieć (plan Pro). Więcej o pracy w terenie i kodach QR.

Maszyny, auta i przeglądy

W jednej ewidencji trzymasz drobne elektronarzędzia, maszyny i samochody. Pojazdy mają dodatkowe pola: numer rejestracyjny, VIN, przebieg i kilka zdjęć. Na tablicy są zawsze na górze kolumny.

Dla każdej rzeczy ustawisz cykl przeglądów, od jednorazowego po co 5 lat. Kolejny termin wylicza się sam, a protokół lub certyfikat zapiszesz jako zdjęcie albo PDF. W poniedziałek rano dostajesz mail z przeglądami po terminie i tymi, które się zbliżają. Sprzęt do naprawy zgłaszasz do serwisu z planowaną datą powrotu (plan Pro). Więcej o serwisie i przeglądach sprzętu.

Pełny obraz dla właściciela i kierownika

Nad tablicą widać, ile rzeczy jest w użyciu, w magazynie, w serwisie i ile czeka na potwierdzenie. Kierownictwo widzi też wartość sprzętu w każdej kolumnie, czyli za ile sprzętu odpowiada dany pracownik. Pracownicy cen nie widzą.

Role kierownika, magazyniera, serwisanta i użytkownika dzielą obowiązki tak jak w firmie. W planie Pro dziennik zdarzeń zapisuje każde usunięcie rzeczy z powodem i autorem. Zobacz wyszukiwanie i raporty oraz zespół i uprawnienia.

Jak wdrożyć aplikację w firmie budowlanej

1. Wprowadzasz sprzęt do aplikacji — ręcznie albo importem z Excela, do 50 identycznych sztuk jednym formularzem.
2. Dodajesz pracowników — konto zakładają kodem aktywacyjnym, bez adresu e-mail.
3. Ustalasz zasady: kto wydaje z magazynu, który sprzęt wymaga podpisu i jak często są przeglądy.
4. Przypisujesz każdą rzecz do osoby albo miejsca. Od tej pory każdy ruch zapisuje się sam.

Naklejki z kodem QR nie są potrzebne, żeby zacząć. Możesz je dodać w każdej chwili, jeśli masz dużo identycznego sprzętu i chcesz otwierać karty skanem telefonu.

Tak wyglądało wdrożenie w firmie budowlanej z Małopolski: 2 000 rzeczy o wartości około 9 mln zł spisane w 2 tygodnie, konta dla 40 pracowników i około 6 700 przekazań od marca.

Częste pytania